連載企画 パワーポイント作成のコツ　(１)

皆様、こんにちは。令7会の田野照宜と申します。私は2011年に診断士登録し、将来独立を目指す企業内診断士です。長らくIT業界にて法人営業として長年経験を積んでおり、お客さん向け提案書や社内承認・報告資料等、Microsoft PowerPointを使った資料(以下PPT資料)を数多く作成し、そこそこ（笑）の評価を得てきました。

そこで今回、この1年間4回の連載にわたってPPT資料の作成のコツについて共有できればと思います。本稿にてお伝えすることは決して特別なスキルでもテクニカルなものでもなく、ましてや難しいものでもありません。一番のポイントは聞き手に理解してもらい、聞き手にどうアクションしてもらいたいのか（承認してほしい？理解してほしい？決断してほしい？）を考え、それに基づいたストーリーを考え、資料を作成することです。

今やPPT資料作成は日常ワークの1つとなり、報告や提案等、PPT資料を作成しないことはないのではないかと思います。もし本稿をお読みの皆様でPPT資料の作成に苦手意識を持っている方がいらっしゃったら何等かの気づきになってもらえたら幸いです。PPT資料はツールに過ぎません。自分の思いを表現し、聞き手にアクションしてもらうためのものです。資料は手段であって目的ではありません。作ったからといって決して満足しないでください。

さて、1回目の今回はスライド作成の目的の検討と目次レベルで全体のストーリー検討についてお話します。2～4回目は具体的にスライドを作成するにあたって留意すべきポイントについてお話します。

1.作成の目的検討

ここではまずそもそもPPT資料作成の目的についてしっかり考えます。それにはPPT資料の聞き手について考える必要があります。

まず何より聞き手は誰なのか？社内の上司？部下？あるいはお客さんなのか？そして聞き手にどうしてもらいたいのか？報告？連絡？相談？承認？提案？説明？その目的によりこの後建てるべき全体のストーリーが変わってきます。

次に聞き手にどのように説明するのか。オンライン？対面？対面なら会議室で？大会議室？小会議室？それによってPPT資料の文字サイズが変わり、文字サイズによって制限があるので資料の立て付けや説明の仕方も変わってきます。

最後に聞き手にとってどんな嬉しさがあるのかを考えましょう。聞き手が儲かる？知識が身につく？業績に寄与する？等々、聞き手にとってどんなメリットがあるのかを考えた上で、それを資料に盛り込むようにしましょう。これらをしっかりと考えた上で次のステップに進みます。

2.目次レベルで全体のストーリー検討

１にて検討した目的をもとに目次レベルで全体のストーリーを考えていきましょう。目次を考えるとともにそこで何を言いたいかをまとめてください。例えばお客さん向けの提案書であれば、右図のような目次が参考として挙げられます。このように目次化とそのスライドで何が言いたいかを可視化したら全体の流れに違和感がないか再度確認しましょう。

例えばですが、4と５を入れ替えた方が伝わりやすいか？等チェックしてみてください。
また全体のストーリーの流れを考える際は、起承転結といったオーソドックスなパターンや、大きなところから小さなところ（マクロからミクロ）、過去から未来といった順を追った時系列といった流れも意識してください。あえて逆にするのも手ではありますが慣れないうちはオーソドックスな形で進めるのが確実です。

今回はここまでとなります。このように全体のストーリーを考えて目次化を書き出せたら次は個々のスライドを作成していきましょう。全体の目的やストーリーをしっかり考えることなしにいきなり個々のスライド作成は決してしないでください。作り直しによる時間の無駄となる可能性が大です。

【田野 照宜】