連載企画 パワーポイント作成のコツ (4)

さて、4回に渡る連載もいよいよ今回が最終回となります。前回に続き、個別スライド作成にあたっての注意事項について触れていきます。

⑥ビジーにならないように。体言止めや箇条書きで簡潔に

まず、以下の例文「ビジーな文章」をご一読してみてください。全文読み上げるにはやや長めの文章で自分にとっても聞き手にとっても少し難儀です。こういった長めの文章は極力簡潔にまとめましょう。ポイントは4つです。1つ目は「です、ます」を「だ、である」にする、もしくは体言止めにしてしまう。

2つ目は文意に影響のない不要な修飾語の削除。3つ目は文章を細かく切りわかりやすくする。4つ目は言葉の置き換えで文字を短縮する、です。業務改善にあたりECRSの原則をご存じの方もいらっしゃるかと思います。この観点で極力文章を簡潔にまとめるのも１つです。また箇条書きにてまとめてしまうのも手です。ただあまりにもコンパクトにまとめすぎると本当に言いたいことを端折る可能性もありますので程々に・・。

⑦ワンスライド・ワンメッセージ

さて最後です。記載内容は箇条書きにまとめていますが箇条書き1つ1つの文章が長く読みにくいものとなっています。また報告・分析・課題・対応策・収支見通し・・・と内容が盛り込みすぎとなり、何を言いたいのかぼやけてしまっています。この場合はスライドを分けてしまいましょう。
例えば1枚目に市場分析について記載し、市場の分析結果について述べる。2枚目には分析結果を踏まえた当社サービスについて進捗報告。といった具合にスライド1枚で１つ言いたいことをまとめてしまいましょう。

４最後に

1年間にわたってコツをお伝えしてきましたがいかがでしたでしょうか？1回目にもお伝えしましたが大した技術でもないですし、何か特殊な技術でも難しいことでもなんでもなかったかと思います。誰でもできることです。例えば案件承認依頼の資料で聞き手が社内の決裁権を持つ上司の場合、多忙を極めており案件を逐一把握している訳ではありません。その中でPPT資料の内容をしっかり理解しよう、或いはこの案件を何とか進めていこうというスタンスで臨んでおります。また取引先のお客様への提案であればこの提案は他社と比べてどう違うのか？これを導入するメリットは何なのか？などと思っております。このように前に進めたいという思いの中で決断をする必要があります。その中で資料の表現にゆらぎがあったり、内容そのものは良いにも関わらず、わかりづらい記載だったらどうでしょうか？余計なノイズを与えず判断決断に注力してもらいたいのです。一番重要なことは「聞き手の状況を慮って資料を作成しているか」に尽きます。

どうぞこの考え方でもって今後PPT資料作成に臨んでいただければ幸いです。この1年間ありがとうございました。

【田野 照宜】