連載企画 パワーポイント作成のコツ　(２)

前回はパワーポイントでの資料作成にあたり、作成目的の検討や目次レベルでの全体ストーリー検討について触れました。今回以降、個別スライド作成にあたり7つの注意事項について触れていきます。

3.スライド作成の留意事項

①人の視線は上から下へ、左から右へ

右図はSI工程の一般的な流れについての説明ですが何か違和感を感じますか？内容はわかるものの一番最初の要件定義が下に位置し、上へ向かって工程が進んでいくのか、吹き出しの説明も順番を追って見づらい、といったことが感じられる方が多いかと思いますがその感覚は正しいです。何故なら人の視線の動きは一般的に上から下、左から右へと遷移することが分かっているからです。これは「グーテンベルク・ダイヤグラム」と呼ばれる視線誘導法則でも明らかになっております。

スライドを4分割した場合、まず左上を見た後、右上と左下へ視線を移し、最後に右下を見る傾向があることが視線移動の実験によりわかっております。視覚から情報を提供する際に重要となるのは、最初に見る「左上」と最後に見る「右下」につき、これらの位置に重要なコンテンツの配置を意識してください。

②ゆらぎがないよう言葉の平仄を合わせる

表現がゆらぐ代表的な例として「御社」、「貴社」と記載することが挙げられます。他にも文末表現のズレ、漢字とひらがなの混在（表記ゆれ）、外来語やカタカナ語のゆれ、視点の混在（主語や立場のゆれ）、箇条書きの文型不一致など、を右表にまとめてみました。一貫性のない表現は資料の品質を下げるだけでなく、相手にノイズを与えてしまい、余計な考えを強いてしまうことにもつながります。

また本来相手に考えてほしい・判断してほしいことが為されず、それ以前の些末な点で指摘をされるのは非常にもったいないことでもあります。いわゆるケアレスミスに相当するものは徹底的に排除しましょう。

③言葉遣いは平易でわかりやすく

自分が知っている略語は必ずしも相手も知っているとは限りません。私の趣味である筋トレを題材に下図にて例を挙げてみました。筋トレにとって有益なサプリの話かなと推測されるものの、よくわからないと思われる方が大半だと思います。このように自分が分かっている用語や単語を相手も知っているとは限りません。

むしろ知らない可能性の方が高いでしょう。相手にとってわからないであろう用語は注釈をつけて説明するようにしてください。注釈をつけた例を記載してみましたがこのように注釈が本文以上に長いとそれはそれでビジーな資料となり問題なので気を付けましょう。一応、EPS、CAGR等皆様お馴染みの事例も記載しておきます。

今回は以上です。次回、次々回で残り4つについてお話しします。

【田野 照宜】