生成AI時代における業務効率化

筆者紹介

今江亮一（いまえりょういち）
2024年度中小企業診断士登録。
同年神奈川県中小企業診断協会入会。
現在は遊技機製造メーカーの経営企画としてグループ事業の戦略立案に携わりつつ、診断士活動として、企業のウェブ集客支援とAIを活用した生産性向上に貢献中。
メールアドレス：tsuyocon2024@gmail.com。
ホームページ：https://tsuyocon.com/

はじめに

　皆さんは生成AIをどの程度活用されていますか。私は日々の業務はもちろん、プライベートでも色々な用途で積極的に活用しています。
　当記事では、実際に私が業務効率化を図る上で活用しているAIツールとその活用方法についてご紹介します。

議事録の作成自動化

　まずご紹介するのは、議事録作成の効率化です。議事録は多くの方が作成した経験があると思いますが意外と作成するのに時間がかかります。

　私が支援した製造業では、毎朝朝会を行っており、その内容を参加者が交代で議事録化していました。しかし、その議事録の作成には毎回30分程度かかっており、これは負担になっている作業だと感じました。

　そこで、会議内容を『Ai Note』で文字起こしし、そのテキストを『ChatGPT』で自動的に議事録化する方法を提案しました。結果として、議事録作成時間は30分からわずか3分程度に短縮され、年間約6,000時間（30分×営業日数約240日）以上の作業削減につながりました。

　当初社長は、「わしはAIがあまり好かん」と話されていた姿勢から一転し、「このAIを使うために登録の仕方から教えてほしい」と急に前向きになられたことがとても印象的でした（笑）

スライド資料の作成自動化

　次にご紹介するのは、スライド資料の自動作成です。
　私が活用している『マヌスAI』は、チャット欄に目的や構成案、盛り込みたい要素を入力するだけで、高品質なスライド資料を自動生成してくれるツールです。例えば、研修用のスライドや新規事業提案の草案など、従来であれば構成検討に数時間、デザイン調整にさらに数時間かかっていた作業が、数分で完成します。

　私自身も社内資料やセミナー資料の初稿作成時に活用しており、AIがアウトプットした資料を必要な部分だけ微調整して仕上げています。そのため、資料作成のストレスが格段に減りました。

出典：『マヌスAI』

Youtube動画の自動要約

　最後に、YouTube動画を視聴せずに要点だけ把握する方法をご紹介します。動画は情報量が多く便利な一方で、一本あたりの再生時間が長く、必要な情報にたどり着くまでに時間がかかります。

　私が活用している『NotebookLM』は、動画URLを読み込ませるだけで内容を自動で解析し、要点を抽出してくれます。また「インフォグラフィック」という機能を用いると、動画の内容を１枚のイラストにまとめることも可能です。例えば神奈川県診断協会のYoutubeアカウントが発信している「企業内？独立？中小企業診断士のキャリアの積み方、語ります」という動画を図解化したものが以下の画像になります。

出典：『NotebookLM』

おわりに

　AIは日々進化しているため、当メルマガを閲覧時点で情報がすでに古くなっている可能性があります。ツールも今後も続々と刷新されるため、情報の更新は必須となるでしょう。しかし、今後も変わらない本質として『AIは作業短縮のためだけではなく、人にしかできない付加価値の高い業務に時間を振り向けるための手段の１つ』であるという点ではないでしょうか。
　今回の記事の内容が、皆さまの『生産性向上』に少しでも役立てば幸いです。

以上